Blog

Veri kalitesi kontrolü, işletme raporlarının güvenilirliğini değerlendirmek için grafiklerden önce ele alınması gereken bir hazırlıktır. Satış, stok veya müşteri kayıtları farklı dosyalarda tutulduğunda aynı kavram farklı biçimlerde yazılabilir. Eksik tarihler, tekrarlanan işlemler ve yanlış veri türleri raporun yorumunu değiştirebilir. Düzenli bir kontrol süreci, hangi bilginin kullanılabileceğini ve hangi kaydın incelenmesi gerektiğini görünür kılar. Bu rehber, raporlama projesine başlayacak işletmeler için uygulanabilir bir çalışma düzeni sunar.

Raporun cevaplayacağı soruyu belirleyin

Önce hazırlayacağınız raporun hangi kararı destekleyeceğini yazın. Aylık satışları karşılaştırmak, stok ihtiyacını görmek ve müşteri taleplerini sınıflandırmak farklı veri gereksinimleri oluşturur. Bütün dosyaları aynı anda temizlemeye çalışmak yerine seçtiğiniz soruya gerekli alanları belirleyin. Böylece çalışma kapsamı anlaşılır olur ve ekip hangi hataların öncelikli olduğunu daha kolay değerlendirir.

Örneğin şubelere göre aylık sipariş raporu için sipariş numarası, işlem tarihi, şube ve tutar temel alanlar olabilir. Ancak raporun sipariş tarihini mi, teslim tarihini mi kullanacağı ayrıca kararlaştırılmalıdır. Aynı şekilde iptal edilen işlemlerin hesaba katılıp katılmayacağını açıkça belirtin. Teknik olarak doğru görünen iki rapor, farklı iş tanımları nedeniyle farklı sonuçlar verebilir.

Veri kaynaklarını ve alan tanımlarını kaydedin

Kullanılan her dosyanın veya sistemin adını, sorumlusunu ve güncellenme sıklığını listeleyin. Ardından alanların anlamını açıklayan kısa bir veri sözlüğü hazırlayın. “Tutar” alanının vergiyi içerip içermediği, “müşteri” sayısının kişi mi hesap mı ifade ettiği burada yer almalıdır. Bu açıklamalar, yeni ekip üyelerinin raporu aynı biçimde yorumlamasına yardımcı olur.

Ham verinin bir kopyasını koruyun ve dönüşümleri ayrı bir çalışma üzerinde yürütün. Dosya adlarına anlaşılır dönem bilgisi ekleyin. Hangi kaynağın hangi tarihte alındığını kaydetmek, sonradan ortaya çıkan farkları araştırmayı kolaylaştırır. Kontrol sırasında bulunan her sorunu hemen düzeltmek yerine önce sınıflandırın; kaynağı bilinmeyen bir değişiklik sonraki raporlarda yeniden sorun oluşturabilir.

Eksik alanları ve veri türlerini inceleyin

Boş hücre her zaman hata anlamına gelmez. Henüz teslim edilmeyen siparişin teslim tarihi boş olabilir; fakat tamamlanan işlemde sipariş numarasının bulunmaması inceleme gerektirir. Alanları zorunlu, koşullu ve isteğe bağlı olarak ayırın. Her kategori için kabul edilebilir durumları yazın. Eksik değerleri otomatik olarak sıfıra çevirmekten kaçının; bilinmeyen tutar ile sıfır tutar aynı değildir.

Tarih, sayı ve metin alanlarını ayrıca kontrol edin. Farklı dosyalardaki tarih gösterimleri veya ondalık ayırıcıları dönüşüm sırasında hata yaratabilir. Microsoft’un veri profilleme belgesi, Power Query içinde sütun kalitesi, dağılımı ve profilinin incelenmesini açıklar. Bu araçlar, boş veya hatalı değerleri ve değer dağılımlarını görerek araştırılacak alanları belirlemenize yardımcı olabilir.

Aynı belgeye göre Power Query, varsayılan olarak ilk bin satır üzerinden profil oluşturur; tüm veri kümesi için kapsam değiştirilebilir. Bu nedenle örneklemde sorun görülmemesini bütün kayıtların temiz olduğu şeklinde yorumlamayın. İncelediğiniz kapsamı rapor notuna ekleyin. İşletmenin kullandığı farklı araçlarda da ön izlemenin hangi kayıtları kapsadığını ayrıca kontrol edin.

Tekrarlanan kayıtları iş kurallarıyla değerlendirin

Aynı müşteri adının birden fazla satırda bulunması, kayıtların gereksiz olduğu anlamına gelmez. Müşteri farklı tarihlerde alışveriş yapmış olabilir. Tekrarlanmayı belirlemek için işlem numarası gibi uygun bir anahtar seçin. Anahtar birden fazla alandan oluşuyorsa bu alanların neden birlikte kullanıldığını belgeleyin. Silme kararını yalnızca benzer görünen isimlere dayandırmayın.

Şüpheli tekrarları ayrı bir inceleme listesine alın. İşlem tarihi, tutar ve kaynak sistem bilgilerini karşılaştırın. Gerçekten aynı işlemi temsil eden kayıtlarla geçerli tekrarları ayırdıktan sonra uygulanacak kuralı belirleyin. Kaydın neden dışarıda bırakıldığını saklamak, toplamların nasıl oluştuğunu açıklamayı kolaylaştırır. Böylece temizleme işlemi kişisel yoruma bağlı, izlenemeyen bir adım olarak kalmaz.

Hataları gizlemek yerine nedenlerini araştırın

Bir dönüşüm hatası görüldüğünde yalnızca sorunlu satırı kaldırmak raporu eksik bırakabilir. Microsoft’un hata yönetimi rehberi, sorgunun yüklenmesini engelleyen adım hatalarıyla hücre düzeyindeki hataları ayırır. Hata nedeni, mesajı ve ayrıntısı incelenerek uygun işlem seçilebilir. Bu ayrım, bir sütun adının değişmesiyle tek bir hücrenin yanlış biçimde girilmesini farklı değerlendirmeyi sağlar.

İşletme içinde basit bir sorun kaydı tutun: etkilenen alan, bulunan örnek, olası neden, sorumlu kişi ve beklenen çözüm tarihi. Kaynak sistemde düzeltilebilecek hataları ilgili ekibe iletin. Rapor tarafında geçici dönüşüm uygulanıyorsa bunu açıkça işaretleyin. Aynı sorun her ay yeniden oluşuyorsa yalnızca raporu düzeltmek yerine veri giriş sürecini gözden geçirin.

Kontrolün sürdürülebilmesi için bir pilot dönem seçin. Örneğin tek şubenin bir haftalık kayıtlarını baştan sona inceleyin ve bulduğunuz sorunları ekip toplantısında değerlendirin. Kurallar anlaşıldıktan sonra diğer şubelere geçin. Yeni bir sütun eklendiğinde veya kaynak dosyanın biçimi değiştiğinde kontrolleri yeniden çalıştırın. Önceki ayla karşılaştırılan hata sayıları iyileşmeyi izlemek için yararlı olabilir; ancak kayıt hacmi değişiyorsa oranları da değerlendirin. Böylece kalite çalışması tek seferlik dosya düzenlemesinden çıkar, raporlama sürecinin ve ölçülebilir bir parçasına dönüşür.

Kontrol sonucunu raporla birlikte sunun

Rapor hazır olduğunda kullanılan dönem, son güncelleme zamanı ve dışarıda bırakılan kayıtlar hakkında kısa bir açıklama ekleyin. Kaynak toplamıyla rapor toplamını aynı kapsamda karşılaştırın. Fark varsa iptal, filtre veya dönüşüm gibi nedenleri araştırın. Kontrol listesinde yalnızca tamamlandı işareti bulunmasın; hangi verinin hangi kuralla incelendiği de görülebilsin.

Düzenli veri kalitesi kontrolü için sorumlulukları ve kontrol sıklığını belirleyin. İlk çalışmada az sayıda kritik alanla başlayıp ihtiyaç oldukça kapsamı genişletebilirsiniz. Moox Dijital’in veri analizi ve işleme hizmeti kapsamında değerlendirilecek bir proje için kaynaklarınızı, rapor hedefinizi ve mevcut sorunlarınızı hazırlayın. İşletmenize uygun çalışma kapsamını görüşmek üzere teklif talebi oluşturabilirsiniz.